نقد به واسطه نهیبی که در آن فرد خاطی دریافت می کند دردناک است و باعث موضع گیری فرد نقد شونده می شود حتی اگر خطاکار باشد. در خیلی از مواقع هم که فرد اصلا خود را از خطا به دور می داند و به سرعت در موضع انفعال قرار می گیرد. بنابراین برای نقد کردن حتما باید روش های مناسبی را برگزید و امیدوار بود که شاید اثربخش باشد.

برای نقد کردن فرمول هایی هم پیشنهاد شده است. مثلا فرمول بازخورد ساندویچی (sandwich feedback) و بر این اصل مبتنی است که اگر بخواهیم فردی را نقد کنیم چنانچه جمله را با عبارت های نقد آغاز کنیم بلافاصله فرد را در موضع گارد گیری و انفعال قرار داده ایم و به همین دلیل نقد را باید در قالب یک ساندویچ به خورد طرف مقابل بدهیم. به این صورت که ابتدا گفتگو را با جمله های مثبت یا خنثی شروع کنیم، سپس نقد کنیم و بعد مجددا گفتگو را با جمله های غیرمنفی تمام کنیم. این طوری شاید، درد نقد را بگیریم.

اگر به عنوان مدیر بخواهیم به همکار خود بازخورد بدهیم یا برعکس، لازم است که با تعریف و تمجید و تکیه بر نقاط قوت صحبت را شروع کنیم، نقد را بازگو کنیم و بعد هم با تاکید بر این که حتما مشکل رفع خواهد شد، می توانیم نقد را خاتمه دهیم. بهترین توصیفی که در این خصوص دیده ام، در کتاب مدیر یک دقیقه ای است که وقتی به تشریح تنبیه یک دقیقه ای می پردازد، دقیقا با همین رویکرد است و توصیه می کند که در یک دقیقه کل این فرآیند انجام شود.

مثال های زیادی به صورت روزمره در زندگی ما در به کار گیری این روش های نقد وجود دارد. مثلا وقتی که فردی در خیابان یک طرفه به صورت خلاف می آید، با گفتن این جمله به راننده خطاکار که مگه نمی بینی یک طرفه است، یا مگه کوری تابلو رو نمی بینی، فلان فلان شده چرا خلاف می آیی (مرتب شده بر اساس درجه تندی!)، جمله های نقد کننده در چند ثانیه به طرف مقابل نثار می شود و اگر خوش شانس باشیم، آن راننده خطاکار به ما چیزی نگوید. در این حالت تجربه خود من این است که حداقل احتمال اثربخشی در طرف مقابل وجود دارد و نیش و کنایه اتفاقی نمی افتد و ترجیح می دهم که از خیر این نقد غیرسازنده بگذرم.

از همه این ها گذشته، حتی با وجود این تکنیک ها هم، متاسفانه احتمال اثربخشی خیلی بالا نیست. 

در هر ارتباطی که بین دو نفر برقرار می شود، بنابر مطالعات و تحقیقات، حدود 30 تا 40 درصد تبادل پیام بر اساس کلام و گفتار است و مابقی شامل امور غیر کلامی می شود که بخشی از آن زبان حرکات بدن است.

حال در یک مصاحبه و ارتباطی که بیشتر حالت مذاکره دارد و فرد مصاحبه کننده حالت غالب را دارد و مصاحبه شونده فردی است که باید به سوالات پاسخ دهد، چگونه می توانیم علاوه بر کلام، از رفتارهای خود به صورت مناسب استفاده کنیم تا بتوانیم در یک مصاحبه اثرگذار باشیم، به گونه ای که خود را فردی مثبت، انعطاف پذیر، خوشرو و کنجکاو نشان دهیم. برای این موضوع هفت تکنیک پیشنهاد می گردد.

1- ارائه ظاهر مثبت: در برخورد اول با مصاحبه کننده، خوشرو و سرحال بوده و از حالت هایی که چهره خسته یا بی حال یا ناراحت را بروز می دهد، اجتناب کنیم.

2- راست ایستادن: در هنگام ایستادن یا راه رفتن در محل مصاحبه، راست و عمودی بایستیم به گونه ای که شانه ها، رو به بالا باشد. این حرکت نشان از اعتماد به نفس مناسب مصاحبه شونده دارد.

3- لبخند زدن: در برخوردهای چهره به چهره و در طول مصاحبه، هر از چندی لبخند بزنیم و حالت عبوس و اخمو و ... نداشته باشیم.

4- برقراری ارتباط چشمی (Eye Contact): در هنگام گفتگو با مصاحبه کننده، هر از چندی در چشم های فرد مقابل نگاه کنیم به طوری که احساس مثبت را بتوانیم منتقل کنیم. در کانتکس ایران طول مدت این ارتباط نباید خیلی زیاد باشد و هر بار ارتباط در حد چند ثانیه باید باشد.

5- بالا انداختن ابرو: در هنگام پرسیدن سوال توسط مصاحبه کننده، بالا بردن ابروها به معنای تایید سوال و ایجاد حس اعتماد است.

6- نشستن درست: بهترین حالت نشستن در یک مصاحبه، به این صورت است که دست از آرنج بر روی میز قرار گیرد و به تدریج در طول مصاحبه به سمت میز خم شد و بدن با میز زاویه کمتر از 90 درجه داشته باشد. این حالت حس دوستانه و صمیمی بودن و نیز متانت را در طرف مقابل ایجاد می کند.

7- دست دادن: در شروع و پایان مصاحبه در صورت امکان با طرف مقابل دست داد. مدت زمان دست دادن نباید خیلی زیاد باشد و فاصله با طرف مقابل نیز در حریم خصوصی (Intimate Zone) نباشد و حدود نیم متر باشد.

ماهیت یک سازمان، به دلیل کار تیمی و کنار هم قرار گرفتن افراد، اقتضا می کند گفتگو در یک سازمان و شرکت به عنوان یک ابزار مهم برای ارتباط اثربخش و کارا، به شکل مناسبی انجام شود. بخشی از گفتگو، گوش کردن مناسب است که به مدیران و کارکنان یک سازمان کمک می کند تا کارهای خود را بهتر پیش ببرند. نکات زیر می تواند به مدیران کمک کند تا بهتر گوش کنند:

 1- به چشمان گوینده نگاه کنید. ما با گوش های خود می شنویم ولی قضاوت مردم در مورد گوش دادن ما این است که آیا به چشمان آنان نگاه می کنیم یا خیر. تماس دو چشم باعث می شود که سخنگو مورد توجه قرار گیرد. کمتر به بیراهه برود و به صحبت کردن تشویق بشود.

2- با حرکات چشم و ابرو گفته های او را تایید کنید. یک شنونده خوب از طریق حرکات غیرگفتاری می کوشد تا گفته های گوینده را تایید کند و توجه و علاقه خود را نشان دهد. یعنی که فرد با تمام وجود به او گوش می دهد.

3- از حرکات یا عملیات اضافی اجتناب کنید. شیوه دیگر این است که فرد هیچ اقدامی نکند و بدین وسیله اعلان نماید که به جای دیگری توجه نموده است. کارهایی چون نگاه نکردن به ساعت، ورق زدن کاغذ و بازی با مداد، نشانه خستگی و بی علاقگی فرد است.

4- پرسش هایی را مطرح کنید. کسی که گوش می دهد آنچه را که می شنود تجزیه و تحلیل کرده و در این باره پرسش هایی را مطرح می کند. یعنی شخص مطالب را فهمیده است، آن ها را تجزیه و تحلیل نموده و به گوینده اطمینان می دهد در حال گوش دادن است.

5- تفسیر کنید. از چنین عبارت هایی استفاده کنید. "فکر می کنم شما می گویید ..." یا "مقصود شما این است که ...". با این کار صحت گفتار کنترل می شود.

6- سعی کنید حرف گوینده را قطع نکنید. اجازه بدهید گوینده کلام خود را به پایان برساند و پس از آن پرسش های خود را مطرح نمایید.

7- در صحبت کردن زیاده روی نکنید. بیشتر افراد تمایل دارند که بیشتر حرف بزنند و نظرات خود را ابراز نمایند و کمتر به حرف های دیگری گوش می دهند. حرف زدن لذت بخش تر است و سکوت موجب ناراحتی می شود. کسی که خوب گوش بدهد متوجه این واقعیت می شود و بیش از حد صحبت نمی کند.

 منبع: کتاب رفتار سازمانی، رابینز، ترجمه اعرابی، صفحه 214