هر فردی برای انجام شغل خود، نیازمند مهارت هایی است که به عنوان شایستگی وی محسوب می شود و می تواند کمک کند تا فرد در انجام شغل خود موفق و نسبت به سایر افراد متمایز شود. یکی از این مهارت ها به نظر من آشنایی و کار کردن با نرم افزارهای آفیس به صورت حرفه ای است. شغل کارکنان هر قدر هم که دانش محور باشد، برای انجام دادن کارهای خود، ارائه آن یا تهیه گزارش ناگزیر باید با مجموعه آفیس کار کنند. نرم افزارهایی مانند اکسل و پاورپوینت و ورد را خیلی ها فکر می کنند که بلد هستند و قابلیت کردن با آن را دارند، اما در عمل آن چه آن ها بلد هستند، با آن چه که باید بدانند و به کار بگیرند، فاصله بسیاری دارد. مثلا یک سری کارها را در اکسل می توان در حد چند دقیقه انجام داد، ولی به دلیل این که فرد به خوبی با قابلیت های بی شمار اکسل آشنا نیست، نمی تواند به خوبی کار را انجام دهد و به جای چند دقیقه، چند ساعت یا چند روز را برای این کار صرف می کند.

در مصاحبه های شغلی که با داوطلبان زیادی داشته ام، وقتی از آن ها در مورد اکسل پرسیده ام، غالبا همه می گویند که اکسل را به صورت حرفه ای می دانند اما وقتی که فقط در مورد آشنایی با قابلیت های اکسل سوال می کردم، متوجه شدم که این افراد مدعی از اکسل تنها در حد ورود داده و کشیدن فرم استفاده می کنند و حتی افرادی را هم دیده ام که اعداد را در اکسل وارد می کنند و بعد با ماشین حساب آن ها را جمع می زنند و حاصل جمع را در انتها در اکسل وارد می کنند!

پایین بودن سطح مهارت به کارگیری این ابزار توسط کارکنان، یکی از اتلاف های بزرگ در سازمان هاست که باعث می شود، زمان نرمال انجام کارها و تهیه خروجی ها چندین برابر شود و کسی هم به فکر اصلاح این موضوع نباشد تا حداقل کارکنان به جای این که از فرط استفاده نادرست از اکسل حوصله شان سر برود، از آن درست استفاه کنند و از قابلیت های آن لذت ببرند.

دانستن اکسل و داشتن دیدگاه درست در استفاده و به کارگیری اکسل، از جمله مهارت هایی است که کمتر توسط کارکنان جدی گرفته می شود و سقف یادگیری آن در شرکت ها معمولا در حد ICDL تعریف می شود که در حد فقط آشنایی است حالا بگذریم از این موضوع که حتی خیلی از مدیران و کارشناسان در همین حد هم بلد نیستند.

خلاصه کلام این که سرمایه گذاری کردن بر روی نرم افزارهای آفیس و یادگیری کاربرد آن به صورت حرفه ای، از جمله مهارت هایی است که هیچ وقت کسی بابت آن ضرر نخواهد کرد.