مدیران باید چگونه کارها به کارکنانشان ارجاع دهند؟ آیا مدیر باید با یک کارمند تازه استخدام مانند یک کارمند باسابقه کار زیاد در شرکت رفتار کند و همان گونه کارها را به آن ها ارجاع دهد؟

برای این سوالات پاسخ های مختلفی ارائه شده است و محققان نظریه های مختلفی در مورد آن ارائه کرده اند. یکی از این نظریه ها، مدل هرسی- بلانچارد در رفتار مدیران با کارکنان است. یک مدیر موظف است که در مدیریت بهتر کارکنانش به عنوان یکی از منابع در دسترس به اثربخش و کارا عمل کند و بتواند بیشترین اثربخشی را از کارکنان انتظار داشته باشد. بنابراین یکی از ابزارهای قابل پیشنهاد برای این موضوع روش ارجاع کار است. وقتی که کارمند در سازمان استخدام می شود، مراحل زیر برای تعامل و ارجاع کارها به وی پیشنهاد می شود:

مرحله اول- ارجاع کارها (telling): در این مرحله مدیر با رویکرد بیشتر وظیفه گرا با فرد باید رفتار کند. کارها را ارجاع دهد و از فرد بخواهد تا کارها را درست انجام دهد، از فرد نظر نمی خواهد و به دنبال انجام درست کار است. این مرحله به کارمند کمک می کند تا با محیط سازمان بیشتر آشنا شده و به نوعی حال و هوای سازمان را درک کند. مدیر ضمن ارائه دستورالعملهای مشخص بر عملکرد افراد بطور دقیق نظارت می کند.

مرحله دوم- متقاعد کردن (Selling): در این مرحله پس از این که فرد با حال و هوای سازمان آشنا شد، همچنان مدیر وظیفه گرا با فرد رفتار می کند اما جنبه های کارمندگرایی را هم بیشتر می کند و وی را در جریان برخی از کارها قرار می دهد و برایش توضیح می دهد، بیشتر حالت متقاعد کنندگی را اینجا مدیر دنبال می کند. مدیر تصمیمها را تشریح می کند و به کارکنان اجازه می دهد تا برای رفع ابهام پرسش کنند.

مرحله سوم- مشارکت دادن (Participating): در این مرحله از رویکرد وظیفه گرایانه کم می کند، اما همچنان کارمندگراست. فرد در این مرحله با سازمان آشنا شده است و در جریان کارها قرار دارد. بنابراین مدیر وی را در کارها و تصمیم گیری ها مشارکت می دهد و نظرش را می خواهد و با وی در مورد نظراتش بحث می کند.

مرحله چهارم- تفویض اختیار (Delegating): در این مرحله فرد به بلوغ بالای کاری رسیده است و مدیر بخشی از کارها را به وی تفویض می کند و جنبه های وظیفه گرایانه و کارمندگرایانه مدیر در این مرحله کم است و بیشتر می خواهد در جریان پیشرفت کارها و برنامه ها قرار بگیرد.

به عنوان یک مثال در مورد شرکت در جلسه ها می توان این مدل را این گونه تمثیل کرد: در مرحله اول مدیر به تنهایی و بدون حضور کارمندش در جلسات شرکت می کند. در مرحله دوم، کارمند در جلسات شرکت می کند اما تنها ناظر است (مثلا حق رای ندارد!). در مرحله سوم مدیر و کارمند با هم شرکت می کنند و کارمند هم در جلسات و بحث ها مشارکت دارد و نظر می دهد و از نظراتش استفاده می شود و فردی تاثیرگذار است. در مرحله چهارم، مدیر در جلسات شرکت نمی کند و کارمند به جای وی شرکت می کند و تصمیم می گیرد.