مدیریت پروژه: پروژه از نظر ساختاری دارای دو مدیریت بود. یکی Project Director که بر کارها نظارت داشت و در جلسات راهبردی و پاسخگویی به کارفرما ئقش ایفا می کرد و دیگری، Project Manager یا مدیر پروژه بود که وظایف هماهنگی کارهای پروژه، تدوین استراتژی ها و برقراری ارتباط و تبادل اطلاعات با کارفرما را به عهده داشت.
مدیر پروژه: مدیر پروژه یک فرد فرانسوی بود که در طول پروژه، به واسطه ارتباط کاری و مسوولیت در پروژه، نکات بسیاری شخصا از وی یاد گرفتم. من پیشتر با تعدادی از اساتید مدیریت در ایران در ارتباط بودم و با هم یا پروژه کاری انجام داده بودیم یا حداقل مذاکره کرده بودیم، اما تابحال فردی با دانش و کفایت این مدیر پروژه ندیده ام. ما روزهای زیادی را در جلسات با هم می گذراندیم و برخی از جلساتش را حتی من ضبط می کردم تا نکاتی را که می گوید، همواره با خودم داشته باشم. یک بار از این مدیر پروژه فرانسوی در مورد تحصیلاتش پرسیدم و این که چگونه توانسته دانش خود را تا این حد توسعه دهد، پرسیدم. گفت که در فرانسه لیسانس اقتصاد گرفته و بعدا پس از چند سال کار برای این شرکت مشاور، از طرف شرکت در یک دوره ام بی ای دو ساله آموزش دیده است. این دوره در شیکاگو، لندن و سنگاپور برگزار شده بود و هزینه شهریه دوره هم 100 هزار دلار بوده است که شرکت به عنوان سرمایه گذاری بر روی این یک نفر، این هزینه را پرداخت کرده است که بعدا من خودم سرجمع حساب کردم، با هزینه حقوق و بقیه چیزها، شرکت حدود 200 هزار دلار بابت این دوره آموزشی برای وی هزینه کرده بود و البته حالا اگر این فرد برای شرکت در جایی کار کند، شرکت بابت حضور وی در هر روز، حداقل 1800 دلار از مشتری دریافت می کند.
یک بار حقوقش را هم پرسیدم –که البته این سوال خارج از عرف است اما به صورت غیرمستقیم پرسیدم- که گفت حدود 8 هزار دلار ماهانه دریافت می کند و البته هر جایی و هر کشوری که شرکت تصمیم بگیرد، باید کار کند.
این مدیر پروژه حدود 50 سال سن داشت و به مسائل سازمانی و تئوری های سازمانی به صورت عملیاتی کاملا مسلط بود. با توجه به شرح خدمات پروژه، این فرد، در وهله اول، مشارکت همه مدیران ارشد سازمان را طلب می کرد و در مرحله بعدی، برای جمع آوری اطلاعات، در جلسات سوالاتی را طرح می کرد که خود ما با توجه به مدت سابقه زیاد در سازمان و احساس تسلط بر امور سازمان، باز هم پاسخ به برخی سوالات برایمان مقدور نبود و باید حتما فکر می کردیم و یا تصمیم گیری می کردیم. توانایی های شگرفی در جامع دیدن سیستم های سازمانی، استراتژی های سازمان، فرآیندها و ساختار سازمانی داشت و وقتی که ساختار سازمانی را طراحی می کرد، نکاتی را می گفت که برای من تابحال مغفول مانده بود.
از نکات دیگر این مدیر پروژه این بود داده ها را در جلسات با چالش با مدیران جمع آوری می کرد و بعد با کارشناسان پروژه جمع بندی می کرد و بعد عمیق و مسلط بر این مسائل فکر می کرد و بعد از فکر کردن چکیده یافته هایش را ارائه می کرد و بعد در موضع خود ایستادگی می کرد، برای خود من خیلی سخت بود که بتوانم با وی چالش کنم و در نهایت او را قانع کنم. در بیشتر مواقع او بود که با استدلال های جامع و کامل ما را قانع می کرد.
از ویژگی های دیگر این مدیر پروژه این بود که همیشه در سازمان حضور داشت و به دلیل حضور تمام وقت در شرکت، با مدیران جلسات مستمری می گذاشت و آن ها را نسبت به هر موضوعی قانع می کرد تا نسبت به یک تصمیم و دلایل آن قانع شوند. این جلسات را یا به صورت فردی یا گروهی برگزار می کرد و به دلیل قوام فکری و استدلال، می توانست بقیه را نسبت به نظراتش مجاب کند.
در شرکت ما مدیران به دلیل درگیری های کاری، گاهی اوقات در جلسات سروقت حاضر نمی شدند، اما همیشه سروقت در محل جلسه حاضر بود و حتی گاهی دیده بودم که به دلیل حضور سروقت در جلسه ناهار نمی خورد و اولویت برایش سروقت بودن بود، حتی اگر هیچ یک از اعضای جلسه، با تاخیر حضور می یافتند.
نحوه ارائه مطالب و اسلایدها: خروجی کار مشاور، در کلاس جهانی و برای این شرح خدمات را می توان به دو بخش تقسیم کرد. یکی تعامل فکری با سازمان کارفرما و قانع کردن سازمان برای اجرای استراتژی های جدید و پیشبرد آن ها که در واقع می توان به عنوان دمیدن روح پروژه در کالبد سازمان از آن تعبیر کرد و بخش دوم، مستندات و مدارک ارائه شده به کارفرماست. در این پروژه مدارک و مستندات بسیاری توسط مشاور به شرکت ارائه شد و از این بابت یادگیری فراوانی برای شرکت داشت. آنقدر در هر زمینه ای مشاور، اسلاید و مستند ارائه می کرد که در پایان پروژه بین همکاران شرکت صحبت از این بود که این همه اسلاید در مقابل مبلغ پروژه واقعا می ارزید و ما حتی بین خودمان هر اسلاید را ارزش گذاری کردیم که برای سازمان چقدر خرج داشته است که البته این نسبت رقم پایینی بود.
اسلایدها هم مانند سایر شرکت های مشاور خارجی که تا بحال با آن ها تعامل داشته ام، بسیار حرفه ای بود و در واقع می توان گفت که هر چه به عنوان خروجی توسط مشاور ارائه می شد، حاصل تجربیات حرفه ای و بلندمدت این شرکت در طول سال ها بوده است که به صورت چکیده در اختیار کارفرما قرار می گرفت.
لباس مشاوران: از نکات جالب که شاید در ایران چندان مرسوم نباشد، استفاده همه افراد مشاور از لباس رسمی (کت و شلوار و کراوات) در حین جلسات بود و خلاف این موضوع را من به یاد ندارم. البته نظر شخصی خودم این است که لباس رسمی، برای مشاوران در آب و هوای اروپا مناسب است که روزهای گرم خیلی کمی را در تابستان تجربه می کنند و در آب و هوای تهران و با سیستم حمل و نقل موجود بیشتر مایه عذاب است!
خروجی نهایی پروژه: همانطور که در بخش شرح خدمات ذکر شد، مشاور موظف بود تا دانش فنی اجرای این پروژه را به شرکت منتقل کند تا شرکت بتواند در طول سال های آینده از این دانش استفاده کند و مشابه همین کار را در صورت لزوم اجرا کند. در نهایت 26 پروژه کوتاه مدت و بلند مدت برای شرکت تعریف گردید و یک واحدی به نام PMO (Project Management Office) راه اندازی شد که بتواند این پروژه را راهبری کند و در عین حال دانش فنی اجرای کار را هم از مشاور اخذ کند.
